Opsætning af Outlook integration

1. Inden du starter

Før du går i gang med denne guide, skal du have en administrator konto til rådighed på Azure Portal, ellers kan integrationen ikke få de nødvendige tilladelser den skal have, for at kunne oprette forbindelse til Azure Active Directory. Administrator kontoen skal også bruges til at oprette en service konto, der kan bruges af integrationen.

Udover førnævnte skal du også have følgende klar: 

• En Outlook kalender (eller flere), som kan bruges til opsætning af integrationen med Booking Systemet.
  
  

2. Login på Azure Portal

Åben din browser (eksempel: Google Chrome), og indtast denne hjemmeside:

https://aad.portal.azure.com/

Her skal du logge ind med din Microsoft konto, så du kan opsætte integrationen i jeres Directory.

3. Registrer Appen

Når du er logget ind, burde du se denne side:

Klik på knapperne i numerisk rækkefølge, som vist nedenfor:

Herefter burde du kunne se nedenstående side:

Indtast informationerne

• Name: Outlook Integration Euroscreen
  
  

• Supported account type: Accounts in this organizational directory (single tenant)
  
  

• Redirect URI: Select a platform: Web

Tekstfeltet: https://booking.app-infotv.net/da-DK/

Eksempel vist nedenunder ↓

Herefter klik på knappen “Registrer” i bunden af siden:

Dernæst får du vist din nye App, ligesom på billedet nedenfor:

Vigtigt!

Husk at gem eller kopier de to ID værdier fra din App, ligesom det er vist nedenfor, da disse skal bruges til synkroniseringen senere i processen.

4. Opret Client Secret

Klik på knapperne i numerisk rækkefølge, som vist nedenfor:

Herefter vil et sidevindue poppe op til højre:

Her skal du udfylde felterne.

Hvis du kan vælge at sætte udløbsdatoen til ”Never” og sætte beskrivelsen til “Forever” så gør det, ellers sæt værdierne som nedenfor:

Description:  Booking secret 24 months

Expire:           24 months

(Denne Secret skal oprettes igen når den udløber efter 24 måneder)

Derefter klik på “Add” knappen som vist nedenunder:

Herefter vil du få vist en ny side med meget vigtig information!

VIGTIG INFORMATION - HUSK AT GEMME!!!

På siden som vist nedenunder skal du gemme “Value”, da denne information kun bliver vist én gang og det er ikke muligt at få den vist igen.

OBS: 

Hvis du kommer til at gå væk fra siden, uden at gemme denne værdi, skal du fjerne den “Client Secret” du har lavet og starte fra punkt 4 igen.

5. Giv Appen API tilladelser

Klik på knapperne vist forneden i rækkefølge:

Herefter vil et nyt vindue blive vist i højre side hvor du skal klikke på “Microsoft Graph”:

Her skal du tilføje API tilladelser til både “Delegated” og “Application”.

Lad os starte med “Delegated”. Klik på “Delegated permissions” som vist nedenunder:

Find ”OpenID Permissions” og sæt flueben ved:
”offline_access”, ”openid” og ”profile”

Tilladelser som skal bruges fra ”Calendars”, hvor der skal sættes flueben ved:
”Calendar.ReadWrite”

Tip: Skriv “Calendar” i søgefeltet. 

Tilladelser som skal bruges fra ”Place”, hvor der skal sættes flueben ved:
”Place.Read.All”

Derefter skal vi tilføje til “Application permissions”, start med at finde ”Calendars”, hvor der skal sættes flueben ved:
”Calendar.ReadWrite”:

Tip: Skriv “Calendar” i søgefeltet. 

Tilladelser som skal bruges fra ”Place” under “Application permissions”, hvor der skal sættes flueben ved:
”Place.Read.All”

Find dernæst ”User”, hvor der skal sættes flueben ved:
”User.Read.All”
Og tryk derefter på ”Add permissions” som vist nedenfor:

Hvis du er logget ind som en administrator, skal du nu klikke på ”Grant admin consent” og derefter ”Yes”, som vist nedenunder:

6. Service kontoopsætning

Først skal der oprettes en Outlook konto, vi kan bruge som servicekonto.

Når du har oprettet denne service konto, skal du dele de kalendere med service kontoen, som skal bruges til integrationen.

Service kontoen SKAL have adgang til at læse og lave events på de kalendere, som skal bruges til integrationen.

Du starter med at logge ind på Outlook kontoen, som ejer den kalender service kontoen skal bruge, på dette link:

https://outlook.office365.com/calendar/view/month

Klik på ”…” og derefter på ”Deling og tilladelser” som vist i billedet nedenunder.

Herefter skal du vælge service kontoen, som vist på billedet nedenunder (i dette eksempel er Leo Pedersen service kontoen).

Tip: You can use the search bar to find the account.

Når du har valgt service kontoen, skal du sætte delingen til ”Kan redigere”, og derefter klikke på ”Del”:

Dette skridt gentages indtil alle de kalendere som skal bruges til integrationen er tilføjet.

Når dette er gjort, logger du ind på Outlook med service kontoen, på dette link:

https://outlook.office365.com/calendar/view/month

(Husk at logge ud fra tidligere kontoer først).

Tip: Åben et inkognitovindue, for at være helt sikker på at du er logget ud. 

Herefter klikker du på ”Tilføj kalender”, og så ”Tilføj fra katalog”. 

Herefter skal du søge på en af de brugere, som du i tidligere skridt delte kalenderen med (i dette eksempel er det Alexander, hvis kalender blev delt med service kontoen).

Så vælger du ”Mine kalendere” i “Føj til” og derefter klikker du på ”Tilføj”.

Disse skridt skal gentages for hver eneste kalender der skal tilføjes til service kontoen.

7. Test service kontoopsætning (valgfrit)

Hvis du er i tvivl om hvorvidt service kontoen har adgang til kalenderne, som er delt med den, kan du følge disse skridt.

Først gå ind på denne side https://developer.microsoft.com/en-us/graph/graph-explorer

Herefter gør følgende:

1. Login med service kontoen

2. Indsæt dette link: 36c1974c-eadb-49f2-99c4-c382a1994a15
   
   

3. Klik på ”Modify permissions”
   
   

4. Giv Graph Explorer tilladelse, dette gøres ved at klikke på den blå ”Consent” knap.
   
   

Den numeriske rækkefølge er vist på billedet:

Herefter skal du klikke på ”Run query”, og du vil kunne se data’en på alle de kalendere, som service kontoen har adgang til:

Tjek om alle de kan kalendere der skal være tilknyttet kontoen er tilknyttet. 

Du kan se navnene på kalenderne ved værdien "name".

Ved hver kalender er det vigtigt at tjekke om værdien "canEdit" er sat til “true”.

8. Opsæt integrationen i booking systemet

Først logger du ind på booking hjemmesiden og indtaster dine login information og klikker “Login”, her er et link til hjemmesiden https://booking.app-infotv.net/da-DK/:

Herefter skal du sikre, at du ikke er logget på en anden Outlook bruger i din browser. For at gøre dette, klik på ”Profil”, som vist på billedet nedenunder.

Herefter klik på ”Log ud af Microsoft konto”, som vist i billedet nedenunder:

Så vil du blive dirigeret hen mod Microsofts login side, her klikker du på tilbage knappen, som vist på billedet nedenunder:

Derefter vil du komme tilbage til booking siden.

Når du er tilbage på booking siden, skal du klikke på ”Admin” og derefter ”Integrations”:

Først skal Microsoft kontoen parres med infoTV booking:
Klik “Administrer Outlook Integrationer” så vil du få vist siden, hvor du skal bruge ”Klient ID” og ”Tenant ID” som du fik, da du lavede appen i Azure Portal tidligere i guiden (se side 5). Indtast disse værdier og klik login:

Herefter vil du blive dirigeret til Outlook login siden. Her logger du ind med service kontoen.

Hvis den ikke eksisterer i forvejen på login siden, så klik på ”Use another account” som vist nedenunder:

Efter du er logget ind, vil du blive dirigeret tilbage til bookingsiden, nu er Microsoft Kontoen parret med infoTV booking.

Dernæst skal integrationen oprettes

Klik på ”Admin” og derefter ”Integrationer” igen:

Klik derefter på ”Administrer Outlook Integrationer” som vist på billedet nedenunder:

Og klik så på ”Opret Integration”:

Så skal du bruge ”Tenant ID” og ”Client ID” igen (se side 6) og ”Value (fra Client Secret)" (se side 10). Indtast disse informationer i felterne og klik ”Gem” som vist nedenunder.

1: Giv integrationen et navn

2: Client ID

3: Tenant ID

4: Value (fra Client secret)

Herefter skal vi have valgt hvilken kalender fra Outlook der skal integreres til kalenderne i bookingsystemet, klik på ”Integrations” som vist i billedet nedenunder.

Herefter klik på ”Manage Calendar Integrations”:

Klik på ”Opret Integration” som vist på billedet nedenunder:

Her vil du kunne se 2 drop-downs, den til venstre er kalenderne fra booking systemet og den til højre er Outlook kalenderne fra servicekontoen. 

Her vælger du hvilken kalender i bookingsystemet skal tilkobles til en kalender fra Outlook.

1: Booking system kalender

2: Service konto kalender

Når du har valgt dette, klikker du på ”Gem” som vist i billedet nedenunder:

Herefter kan der gå op til 5 minutter før events fra Outlook kalenderne kommer ind i bookingsystemet.

Dette skridt gentages indtil alle ønskede kalendere er tilkoblet.

Nu er integrationen oprettet og færdig!